O que é um ERP? Neste artigo vamos explicar-lhe e mostrar-lhe os benefícios de utilizar este tipo de soluções no seu negócio.
Utilizar um ERP (Enterprise Resource Planning) na sua empresa, faz com que seja capaz de automatizar processos e centralizar informações de vários departamentos, aumentando a sua competitividade no mercado.
Mas vamos por partes! Estamos em plena era de transformação digital em Portugal, e as empresas recorrem cada vez mais a softwares de gestão que lhes permitam ganhar tempo, poupar recursos e aumentar a eficiência.
O que é um ERP?
Um Enterprise Resources Planning, traduzido é um software de gestão empresarial ou software de planeamento de recursos da empresa cujo objetivo fundamental é a automatização dos processos do seu negócio e a agilização dos mesmos.
Aplicado à sua empresa, tem a capacidade de armazenar e disponibilizar informações sobre os vários departamentos ou áreas-chave da empresa, bem como reduzir a burocracia e trazer autonomia e rapidez para as suas tarefas mais rotineiras, aumentando a eficiência dos seus processos de trabalho.
O mote é simplificar as suas operações e garantir-lhe uma melhor gestão de tempo e de recursos.
Funciona como uma “central de controlo”, capaz de agregar dados sobre várias áreas da empresa como:
- Vendas e gestão de inventários
- Comercial
- Recursos Humanos
- CRM
- Fornecedores
- Serviço pós-venda
- Marketing
- Finanças
- Contabilidade
- Produção
Este género de softwares distingue-se pela sua capacidade de construção de vários módulos, adaptados às necessidades da sua área de negócio.
Como funciona na prática
Um software de gestão deve ser adaptado às necessidades da sua empresa e ao seu modelo de negócio.
Imagine que tem uma fábrica de calçado e tem um projeto de 1000 pares de sapatos para produzir para uma marca, contudo utiliza várias matérias-primas em diferentes projetos. Quando uma matéria-prima chega à sua fábrica, ela é inserida no ERP.
O gestor de produção vê no ERP a quantidade de matéria prima disponível para começar o plano de produção. Como vai utilizar o couro na produção dos sapatos, essa matéria prima vai sair do stock para a área de produção, sendo que o operador responsável dá baixa dessa matéria prima.
Com um ERP, o setor de compras é informado sobre a possível necessidade de reposição de stock e para que fábrica é necessário entregar o stock em falta.
Com um software de gestão, o processo de tomada de decisão foi mais eficiente e rápido do que se o tivesse feito manualmente, evitando o gasto de recursos e o erro humano.
Imagine que todo este processo era feito manualmente!
O gestor de matéria prima teria que pedir o acesso ao stock e esperar que este lhe fosse enviado, por exemplo, através do e-mail, para proceder ao início do processo produtivo. E, posteriormente, teria de comunicar ao departamento de compras que repusesse o stock de couro para a sua unidade fabril.
Como vê, saber como distribuir a informação da sua empresa é essencial, e recorrendo a tecnologia consegue acelerar os processos de tomada de decisão, e tomar decisões mais estratégicas.
Contudo, são inúmeros os processos que consegue agilizar através de um software, como gerir a sua faturação, gerir contratos, emitir recibos, liquidar faturas, gerir horários e presenças dos seus colaboradores, etc.
Apenas mostramos um exemplo, de um dos processos que pode automatizar na sua empresa, sendo que toda a escolha de um ERP deve ser feita de acordo com as suas necessidades, tamanho da empresa e setor empresarial.
Como escolher um software
Se está a ponderar adquirir um ERP, tem, primeiramente que olhar de uma forma holística para a sua empresa, e identificar os processos atuais que necessitam ou podem beneficiar de automatizações.
Avalie, quais são as áreas do seu negócio que:
- exigem muitos processos repetitivos, demorados e burocráticos
- têm elevado número de processos importantes
- onde sente que, como gestor, tem pouco controlo
- têm oportunidades perdidas
- têm dificuldades de gestão
- têm muitos erros
- sente dificuldade em partilhar informação entre os vários departamentos interessados
- sente dificuldade ou lentidão em analisar dados
É também fundamental que tenha confiança na parceria que irá fazer com a entidade externa.
Inicialmente, as grandes empresas eram as mais interessadas neste tipo de soluções, contudo, com o passar dos anos, verificou-se a mesma necessidade para as PME´s, de forma a aumentar a sua competitividade.
Mas, pergunta-se: eu sou empresário de uma microempresa, faz sentido ter um software de gestão!?
Sim! Em Portugal, o tecido empresarial português é maioritariamente constituído por PME´s, sendo que em 2020, existiam cerca de 1.295.299 empresas, onde 99,9% eram PME. Contudo, 96% do total das empresas portuguesas eram microempresas, cujo volume de negócios anual não excede os 2 milhões de euros e empregam menos de 10 colaboradores.
Como vê o tecido empresarial português tem na sua constituição, maioritariamente, empresas com volumes de negócios mais pequenos, e não é por esse motivo que deve abdicar de automatizar e agilizar os seus fluxos de trabalho.
Se tem uma microempresa, pode tomar a decisão de implementar um software ERP para agilizar apenas os processos mais críticos do seu dia-a-dia, e que influenciam a sua competitividade. Lembre-se, tempo é dinheiro.
Benefícios de um software de gestão para a sua empresa
1. Redução do tempo e custos na realização das tarefas
Através da automatização dos processos de trabalho da sua empresa, vai reduzir custos, reduzindo o volume de capital humano necessário para cada tarefa, que pode concentrar-se em tomar decisões mais estratégicas e vai diminuir os erros humanos que este tipo de processos gera no seu dia a dia.
Ao libertar a sua equipa de tarefas repetitivas e burocráticas, pode potenciá-la para construir estratégias capazes de agregar valor à sua empresa e para adquirir novas “skills”.
2. Melhorar as suas decisões estratégicas
A implementação desta solução, permite-lhe aceder a dados de vários departamentos de forma rápida, que sustentam as suas decisões estratégicas.
Para além disso, pode aceder a relatórios em tempo real, sobre a saúde da sua empresa e sobre os vários departamentos.
3. Visibilidade 360º
Pode aceder aos dados das várias áreas da sua empresa em tempo real, facilitando a comunicação e o acesso à informação das suas equipas, em vez de ter que procurar pelos documentos certos, ou ter que pedir a informação e esperar que esta seja reunida e lhe seja dada.
4. Satisfação dos clientes
Através de um ERP, consegue que os seus dados sejam atualizados em tempo real, ajudando os comerciais a lidar com os clientes de forma mais profissional e eficiente.
Ao reduzir o tempo que demora nas suas tarefas, consegue competir no mercado com prazos de entrega mais reduzidos para os clientes, e manter os seus stocks atualizados para que não existam constrangimentos.
5. Personalização
As funcionalidades deste tipo de soluções são sempre escaláveis conforme o crescimento do seu negócio ou mudança de necessidades.
Para disso, existem imensos softwares externos, desenhados para setores de atividade específicos, capazes de ser integrados com ERP´s, como é o caso do Guniss, desenhado para responder aos desafios tecnológicos e agilizar os processos das unidades de saúde, desde o momento de preenchimento da ficha do utente, até à emissão do recibo.
6. Colaboração entre departamentos
Facilite a troca e partilha de informação dentro da sua empresa, e promova a comunicação entre os vários departamentos.
Conclusão
Junte o know-how da sua equipa a uma tecnologia que permita facilitar o trabalho de todos os colaboradores dentro da sua empresa.
Atualmente, com a transformação digital das empresas, pense em alavancar o seu crescimento através da implementação de uma solução de gestão adequada ao seu setor de atividade.
Se tem uma loja online, veja as vantagens de integrar um software de faturação com a sua loja.
Artigo co-redigido por Lendarius e Pontual.
